fundamentos de administración

Fundamentos a la administración

Presentado por:

Néstor Javier Díaz Jiménez

Presentado a:

El profesor Jorge león

Universidad nacional abierta y a distancia (UNAD)

CEAD Gacheta

Introducción

a continuación haremos un pequeño resumen de los dos últimos capítulos del módulo de los fundamentos de la administración en el cual nos dan varios significados de conceptos que son muy importantes dentro de la administración como lo son la organización y la dirección entre otros muchos que nos ayudan a tener un buen funcionamiento de la empresa, también nos explican la importancia de la comunicación ya que si esta no se maneja dentro de las empresas muchas veces lo que se planea no se puede realizar ya que la personas que da las ordenes no las sabe comunicar y los empleados resultan haciendo una cosa diferente a lo planeado y esto resulta afectando el buen rendimiento de la empresa. En si estos dos capítulos nos enseñan mucho y nos pueden ser de mucha ayuda en un futuro para ser un buen administrador de empresa o cualquier labor que vallamos a realizar.

Segunda unidad

Capítulo 2

ORGANIZACIÓN Y DIRECCION

La organización tiene varios significados dependiendo de la forma en la que la ve cada persona algunas de estas son:

George Terry define la función organizativa como: "El arreglo de funciones que se estiman necesarias para lograr el objetivo y es una indicación de la autoridad y r responsabilidad asignadas a las personas que tienen a su cargo la ejecución de las funciones respectivas".25

Reyes Ponce dice: "La organización es la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su armónica eficiencia entre los planes y objetivos señalados".

Aunque hay más definiciones Todos ellos coinciden en que la organización es una estructura formal con el fin de facilitar el cumplimiento de las tareas y para lograr los objetivos.

Importancia de la organización y características:

Se dice que lo más importante es que es el mecanismo activador de planes pero también otras cosas como:

-La organización establece la forma como deben agruparse consistentemente las actividades de la empresa. -Se crea el mecanismo adecuada para la delegación de la autoridad necesaria en la ejecución de las actividades. -Se crean las disposiciones relativas al tipo de coordinación que se desea entre los diversos niveles de jerarquía. Etc.

Características de la organización

La organización es formal.

La organización es proceso.

La organización no es perfecta.

La organización no es un fin.

Departamentalización

Es el proceso por el cual se define la estructura organizacional (se representa tradicionalmente con un medio gráfico que se denomina Organigrama) de la compañía, estableciendo las áreas funcionales más importantes y necesarias para facilitar el cumplimiento de los planes, incluyendo en ellas todos los elementos.

Existen diferentes formas de diseñar la estructura de las organizaciones algunos de estos son:

Departamentalización Funcional: se estructuran por departamentos.

Departamentalización División o por productos: agrupación de actividades por línea de productos similares.

Departamentalización por Procesos: agrupan las actividades de acuerdo con la fase del proceso productivo.

Departamentalización por Proyecto: se agrupan por tipos de proyectos.

Para crear y poner en funcionamiento de una manera correcta la estructura orgánica de la compañía es necesario tener en cuenta los siguientes aspectos:

1. Las relaciones de la estructura formal e informal

2. Relaciones de las funciones con los planes

3. La definición de la función

Jerarquización

Establecer relaciones de jerarquía es crear una cadena de demando que relacione a todos los individuos ubicados en un puesto determinado. La cadena va desde los individuos que se encuentran en la parte superior de la estructura, con mayor cantidad de poder, hasta quienes carecen de autoridad. Estos niveles permiten a su vez, crear los conceptos de autoridad, responsabilidad, delegación de autoridad, unidad de mando, centralización y descentralización, indispensable para el correcto funcionamiento de la compañía.

Relación entre el crecimiento y los niveles de jerarquía:

En toda estructura existe el crecimiento vertical y horizontal necesario para dotar a la empresa de las funciones indispensables para su buen funcionamiento. El crecimiento horizontal implica un aumento de funciones y jefes, y el crecimiento vertical significa un aumento de jefes y de niveles jerárquicos. Se tipifica además, en el crecimiento vertical el ejercicio de delegación de autoridad.

Amplitud de mando en la administración:

se refiere a la medición de la capacidad de los ejecutivos para dirigir bien un grupo de subordinados. Entre mayor sea el número de subordinados que estén bajo la atención directa de una persona, mayor será la amplitud de mando de sus administración y entre menos sea el número de empleados, más limitado será su tramo de control.

Principios de responsabilidad:

El individuo que se responsabiliza de su trabajo y sabe el grado de contribución en el cumplimiento de los objetivos, puede entregar el 100% de su capacidad de trabajo al desempeño eficiente de tareas. Por este motivo el administrador tiene que hacer énfasis en la correcta asignación de responsabilidades y en el hecho de que sus subordinados las conozcan plenamente, es una herramienta útil para organizar. La responsabilidad se define como: la obligación que tiene el individuo de cumplir con todos los aspectos relativos a la labor que se le ha asignado en la empresa.

La Dirección

es uno de los elementos más eficientes con que cuenta el administrador en el desarrollo de su trabajo, gracias a él, puede poner en acción la voluntad de los individuos en la correcta ejecución de tareas. A continuación algunos significados:

Samuel Certo: Es un proceso mediante el cual los administradores buscan influir sobre sus subordinados para lograr sus metas, y esto a través de la comunicación.

Frederick W. Taylor: Es el mejor medio para lograr que ambas partes (empresario y empleado), pongan en acción todas sus facultades y que después se haga una equitativa distribución de los beneficios obtenidos por el esfuerzo común.

La labor de dirección en las organizaciones es, por consiguiente, un medio con el cual se pueden solucionar los problemas relativos a la conducción y manejo del recurso humano. El fundamento de la dirección efectiva consiste en ayudar a los dirigidos a cumplir sus respetivas meras, a contribuir a los objetivos esenciales de la empresa y a desarrollar sus máximas capacidades para el cumplimiento del trabajo.

Todo jefe ha de ser consciente de los siguientes principios:

• Los objetivos de la empresa y los de las personas

• Las características de los individuos a su cargo

• Los beneficios de la dirección y la satisfacción de los dirigidos

Entre otros.

Importancia de la dirección:

- Elimina o reduce el efecto de los problemas interpersonales.

- Imprime un concepto humanístico a la administración dado que se trata de dirigir personas.

- Incentiva la integración individual y grupal.

- Cataliza la voluntad del trabajo.

Estas son algunas de las cosas importantes que nos aporta la dirección.

La dirección es una función íntimamente relacionada con la comunicación, para poder poner en práctica la coordinación de todos los participantes, la delegación de autoridad que sea necesaria y la motivación, buscando obtener un trabajo eficiente; de aquí surge los principios de la dirección:

-La unidad de mando.

-La Unidad de objetivo.

-La coordinación.

-La impersonalidad del mando.

Competencias de la función de dirección

La dirección comprende, entre otras, las siguientes competencias, comúnmente conocidas como habilidades de dirección:

Liderazgo

Motivación

Comunicación

Trabajo en equipo

Resoluciones y manejo de conflictos

Gestión del talento humano

Manejo del Estrés

Cambio

Capítulo 3

COMUNICACION Y CONTROL

la comunicación, es el elemento base para el cabal desarrollo y cumplimiento de las técnicas que forman parte del proceso de dirección. Sin esta base de comunicación las tareas motivadoras y el ejercicio de liderazgo, así como la práctica de manejo de grupos serian inconsistentes.

La comunicación en las organizaciones

Comunicar es trasmitir, informar algo a otros. Es un proceso a través del cual

se comparte información entre dos o más individuos. Este orden de ideas podemos afirmar sin temor a equivocarnos que una buena parte del éxito de la empresa está supeditado a la habilidad de los individuos para comunicarse dado que toda actividad comunitaria será nula si no existe una forma de entendimiento. Si usted encuentra dificultad para lograr el mutuo entendimiento entre los miembros de un grupo de trabajo, o para mantener informados a otros en los diversos niveles operativos, verá afectado el rendimiento como consecuencia del desconocimiento u olvido de los requerimientos de trabajo que son indispensables para cumplir planes y alcanzar objetivos.

Trataremos ligeramente algunos tipos de comunicación involucrados en estos trámites:

-Las Reglas: Son guías autoritarias cuyo objetivo es guiar a los individuos en situaciones que se presentan con cierta frecuencia.

-Las órdenes: Indica a los individuos qué se debe hacer.

-Las instrucciones: dar información y ampliar el conocimiento sobre la forma o manera que se considera más adecuada para efectuar una determinada tarea

-Los informes: informar a sus empleados sobre decisiones tomadas por los directivos.

Importancia de la comunicación:

-Una comunicación adecuada ayuda a los individuos a desempeñarse mejoren el trabajo

-La aceptación de políticas, la cooperación, el entendimiento de planes, ideas e instrucciones, Depende en gran medida de la forma como han sido comunicadas.

-La comunicación ayuda a que las acciones necesarias sean ejecutadas de manera eficiente.

Entre otros muchos beneficios que trae tener una buena comunicación dentro de una empresa u organización.

El proceso de la comunicación:

La comunicación es un proceso conjunto. Esto significa que se presenta con

la participación de dos o más personas es decir, en principio, intervienen un emisor y un receptor que utilizan un código determinado y un canal específico, Tanto emisor como receptor debe cumplir actos fundamentales en el proceso de comunicación. Esta relación establecida entre emisor y receptor se puede realizar a través de la combinación de los siguientes canales de comunicación:

Los canales formales son aquellos que se utilizan para darle trámite a la información que se relaciona con el trabajo. Los informales son usados por las personas para establecer sus relaciones interpersonales dentro de la empresa.

Control:

Podemos definir el control como "un proceso administrativo a través del cual los administradores realizan un esfuerzo sistemática orientado a comparar el rendimiento con los estándares establecidos por las organizaciones, y estar en capacidad de determinar si el desempleo es acorde con las normas".

Ningún objetivo podrá cumplirse correctamente si no se controla la forma como se trabaja en pos de él. Todo control carecerá de validez si no existe un plan contra el cual compararlo. Lo esencial de la labor de control es contar con algún tipo de retroalimentación, el cual se obtiene gracias a la utilización de mecanismos de control e información que sean consecuentes con cada plan, con cada organización, con las necesidades específicas de la empresa y, fundamentalmente, con los requerimientos personales del administrador.

Su propósito específico es detectar errores y fallas que causen desviaciones entre los dos parámetros, para entrar en forma inmediata a subsanarlos tanto en el sentido correctivo como en el preventivo.

La función del control opera con dos prerrequisitos:

1. Los controles requieren de planes tanto para ellos, como para la actividad que van a controlar, de ahí la importancia de que tales planes sean claros y precisos, de lo contrario el control no podrá operar con la eficiencia deseada.

2. Los controles requieren de una estructura organizacional, para saber quiénes son responsables de la ejecución y quiénes de la corrección de posibles desviaciones en las acciones ejecutadas.

Pasos principales del proceso de control

Existe un criterio unificado entre los administradores sobre cuáles son las etapas fundamentales que conforman el proceso. Como:

1. Establecimiento de los estándares para el control.

Estos estándares son simplemente, partes del programa total sobre los cuales se practicarán las mediciones necesarias para obtener indicadores que permitan observar cómo funcionan las actividades. Pueden plantearse en términos cuantitativos físicos o monetarios, o en términos cualitativos que puedan ser verificables.

2. Medición del rendimiento de la organización.

Pese a que en muchas ocasiones existen ciertos grados de dificultad, lo importante es que los administradores puedan contar con toda la información posible a fin de establecer más tarde un análisis comparativo que proporcione resultados reales y objetivos.

3. Comparación del rendimiento con los estándares.

El esfuerzo de administración se centra en la evaluación del rendimiento a fin de establecer la importancia de las posibles diferencias que se presenten con el modelo o patrón. Es inadecuado fijar una variación rígida ya que en algunas ocasiones una pequeña variación puede ser grave mientras que en otra no representa nada significativo para improbar el funcionamiento de la unidad sujeta a control.

4. Toma de decisiones.

Medido y comparado el rendimiento con los estándares, el administrador tiene que determinar si los resultados ameritan la aplicación de una medida correctiva. Tenga presente que el proceso de control no estará completo si, existiendo una desviación, no se comprenden las acciones destinadas a sanear la situación. Esto significa que, establecida la necesidad de aplicar una medida correctiva, la decisión puede estar orientada hacia el mejoramiento del rendimiento o hacia la fijación de nuevos estándares.

De esta forma, el administrador puede corregir desviaciones:

• Reelaborando sus planes

• Estableciendo nuevos objetivos

• Perfeccionando estándares

• Reasignando o aclarando obligaciones

• Involucrando más personal

En todos los casos la aplicación del proceso de control más que ser significativo por su poder para ubicar fallas cobra su real importancia en la medida que nos permita descubrir las verdaderas causas de las dificultades a fin de hacer toda aquella gestión que permita eliminar el origen de las discrepancia.

El Control y el Factor Humano:

Un buen administrador debe considerar que las actividades correctamente realizadas son el mejor control que existe. Esto significa que usted ha de promover la idea de que esta función administrativa es un medio que ayuda a los empleados al mejor desempeño del trabajo.

Sistemas y herramientas de control

Sistemas de control:

Requisitos básicos de un sistema de control:

Los controles deben ser comprensibles.

Los controles han de adaptarse a la forma de la organización.