Organizacion Archivos

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

DEFINICION

Listado de SERIES con sus correspondientes TIPOS DOCUMENTALES, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del CICLO VITAL de los documentos

IMPORTANCIA DE LAS TRD

Facilitan el manejo de la información.Contribuyen a la racionalización de la producción documental.Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.
Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.Regulan las transferencias documentales en las diferentes fases de archivo.Sirven de apoyo para racionalizar los procesos administrativos

PASOS METODOLOGICOS PARA ELABORACION DE T R D

1. Investigacion preliminarsobre la institucion y fuentes documentales.

2.Analisis De La informacion Recoplectada
3.Elaboracion y representacion de las tablas de retencion.

Elaboración de TRD :

(series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia)

Acompañadas de Introducción y anexos que sustenten el proceso de elaboración y aseguren comprensión y aplicación.

Reglamento General de Archivos, Art. 19:

Cada entidad establecerá un Comité de Archivo, legalizado mediante el acto administrativo correspondiente, como un grupo encargado de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

DOCUMENTO DE ARCHIVO

Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación.

ORGANIZACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN

Paso 1 CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO DOCUMENTOS DE APOYO
PASO 2 Elaboración de SeparadoresElaborar los separadores para cada una de las series y subseries de tal manera que permita visualizar su ubicación y facilite la localización física de la documentación.
Paso 3 Clasificación Documental Series y Subseries• Identifique y agrupe en unidades documentales (asuntos) todos los tipos documentales pertenecientes a la dependencia teniendo en cuenta las series y subseries.
PASO 4: PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINALOrdene al interior de cada uno de las unidades documentales (asuntos) los diferentes tipos documentales teniendo en cuenta su fecha de producción o de trámite y manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo.

Paso 5: Identificación de cada Unidad Documental (Asuntos)
Se debe identificar cada una de las unidades documentales así:- Código de la Oficina- Código de la Serie- Código de la Subserie- Nombre del ExpedienteTenga presente que dentro de cada carpeta se deben archivar máximo 200 folios. Si se requiere más de una carpeta, proceda a abrir una nueva carpeta identificándola con la información señalada, anexándole el número de orden de la carpeta.
Paso 6: Ordenación• Ordene cada uno de las unidades documentales (asuntos),pertenecientes a una serie o subserie, utilizando un sistema que facilite la localización y recuperación de la información.• Los sistemas pueden ser: Alfabético, Numérico, Cronológico, Geográfico entre otros (se pueden combinar)
Paso 7: Depuración• Retirar de la Unidad Documental los documentos que no tienen valores primarios ni secundarios como:

• Duplicados

• Constancias
Paso 8: Foliación: Foliar cada una de las series y subseries documentales, previendo para ello la numeración de los folios en el extremo superior derecho, con un lápiz de mina negra y blanda (HB, B), en forma legible, sin enmendaduras, empezando por el documento más antiguo hasta el más reciente al final de la carpeta y así sucesivamente.
Paso 9: Ubicación Física. Ubique físicamente las carpetas que conforman cada una de las Series y Subseries documentales, observando que guarden el mismo orden en que aparecen relacionadas en la Tabla de Retención Documental
Paso 10: Identificación de Archivadores: Identifique alfanuméricamente cada uno de los archivadores, de tal forma que permita la localización física de los expedientes
Paso 11 : Clasificación Documentos de Apoyo: Una vez organizado el archivo de la dependencia aparecerán algunos documentos que no se pueden ubicar dentro de las series y subseries, estos constituyen los documentos de apoyo que son de carácter general sirven únicamente de soporte a la gestión de la dependencia, pero no son documentos de archivo, por lo tanto no se transfieren al Archivo Central.

• Se organizan con base al Sistema de Clasificación de Documentos de Apoyo y después de cumplir su función el Jefe de oficina apoyado por la secretaria o auxiliar, los destruye y elaboran acta (Acuerdo 042 de 2002)

PASO 12: ELABORACIÓN DE SEPARADORES: Elaborar separadores para cada un de los asuntos identificados en el paso anterior

Paso 13. Ubicación Física: Documentos de Apoyo
PASO 14. ELIMINACIÓN DOCUMENTOS DE APOYO:

Eliminar los documentos de apoyo cuando pierdan utilidad o vigencia

Diligenciar Formato Eliminación en Archivo de Gestión.
Paso 15: Inventario Documental

• Levante el inventario documental diligenciando para tal fin el Formato Único de Inventario Documental siguiendo las instrucciones del Acuerdo 038 de 2002.

Estructura de Los DocumentosEl documento posee una estructura formada por:

Materia mediante la cual esa representación se hace perceptible: piedra, papel, pergamino.

Medio que se adopta para fijar en esa materia la representación: signos gráficos,

SOPORTE:Contenido mismo del documento.

Materia mediante la cual se hace perceptible el Contenido del documento:

MANUALES:papel, pergamino, plásticosCaracteres Externos

CINTA MAGNÉTICA: Unidad de almacenamiento de información, basada en puntos magnetizados, con capacidad de almacenamiento de 180 millones de bytes.

DISQUETE: Unidad flexible de almacenamiento de información, es un medio magnético cuyo uso es recomendable para el transporte de los datos, mas que para almacenamiento.

DISCO DURO: Memoria auxiliar y unidad de almacenamiento principal, ofrece mayor confiabilidad para el almacenamiento de información.Caracteres InternosSon aquellos que son inherentes e inseparables de cada documento, que se encuentran siempre sea cual sea la tradición documental, original y copias.

OBJETIVOS

Permite ubicar y localizar de manera puntual un documentoEs requisito ineludible para las transferencias tanto primarias (archivo de gestión al archivo central) como secundarias (archivo central al archivo histórico).La foliación es una tarea previa a cualquier empaste, proceso de descripción o proceso técnico de reprografía (microfilmación o digitalización).

En SERIES DOCUMENTALES SIMPLES (acuerdos, decretos, circulares, resoluciones) la foliación se ejecutará de manera independiente por carpeta, tomo o legajo

En SERIES DOCUMENTALES COMPLEJAS (contratos, historias laborales, investigaciones disciplinarias, procesos jurídicos), cada uno de sus expedientes tendrá una sola foliación de manera continua y si tal expediente se encuentra repartido en más de una unidad de conservación (carpeta), la foliación se ejecutará de forma tal que la segunda será la continuación de la primera.Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir números.

En unidades documentales que se generan foliadas por impresora, se dejará esta foliación siempre y cuando en una unidad de conservación no haya mas de una, en caso contrario, cuando haya más de una, deberá refoliarse toda la unidad de conservaciónLos folios sueltos en blanco cuando cumplen una función de conservación como: aislamiento de manifestación de deterioro biológico, protección de fotografías, dibujos, grabados u otros, o para evitar migración de tintas por contacto, no se deben retirar, ni foliar